Organisationsdiagnos

Organisationsdiagnos är en samlingsbeteckning på aktiviteter som syftar till att öka självförståelsen i små och stora organisationer.

Ordet diagnos är laddat för många av oss. Det är laddat bland annat därför att vi förknippar det med sjukdom och läkarbesök. Men det är alltså inte bara så att en diagnos kan leda till att vi får veta att vi är sjuka, vi förväntar oss också att den ställs av en person med stor auktoritet. Som regel av en läkare i vit rock. För många ger detta starka och inte alltid behagliga associationer.

Emellertid kan man i Nationalencyklopedins Ordbok läsa att Diagnos är »Bestämning av vilken sjukdom eller vilket fel som föreligger i ett visst fall. Kommer från grekiskans diagnosis som betyder undersökning«.

En i arbetslivet mer och mer vedertagen definition av begreppet diagnos är

En process där man undersöker vad som pågår i ett socialt system och tolkar det som pågår med hjälp av en modell, teori och/eller värderingsgrund som man ansluter sig till.

När gör man en diagnos ?

Man kan påbörja ett diagnostiskt arbete av flera skäl. Ett kan vara att hela eller delar av en organisation upplever problem av något slag, att det gör ont, att man har konflikter eller vikande resultat till exempel.

Det kan också vara så att man känner sig osäker på hur läget är. Man kan helt enkelt tycka att det är dags för en klimatundersökning. Eller man kan ha rätt klart för sig hur symptomen ser ut men vill bringa reda i orsakssammanhangen.

Upp

Vem utför diagnosen ?

Precis som när enskilda individer upplever kroppsliga eller själsliga smärtor så vänder sig chefer och arbetsplatser ibland till specialister - organisationskonsulter eller liknande - för att få hjälp med sina problem.

Utifrån sin kompetens och sin människosyn (sina värderingar) kan hjälparen bidra på olika sätt. Endera genom att lyssna på enskilda berättelser eller göra enkäter och därefter sammanställa resultatet och leverera en diagnos med föreskriven medicin.

Eller så kan hjälparen / konsulten använda sin kompetens till att öka arbetsplatsens egen förmåga att förstå sig själv, sina problem och hur man kan göra för att hantera dessa mer konstruktivt än man gjort tidigare.

Detta brukar man kalla för att öka organisationens självförståelse - att ge hjälp till självhjälp.

Numera betraktar många det som ställt utom allt tvivel att såväl enskilda personer som organisationer lever ett bättre, rikare och mer »problemfritt« liv ju mer man ökar förmågan att förstå sig själv, sina problem och sina reaktionsmönster.

Upp

Hur går det till?

Det finns ett flertal sätt att gå tillväga. Valet av arbetssätt hänger ihop med utgångsläget och vad det är man vill uppnå. Men generellt kan man säga att det diagnostiska arbetet löper genom ett antal faser där inledningen alltid är (eller bör vara) de överenskommelser - kontrakt - som görs mellan inblandade parter. Det kan röra sig om ledning och chefer, personalspecialister, enskilda anställda och personalgrupper samt utomstående konsulter i den mån man använder sig av sådana. Överenskommelser brukar handla om hur arbetet skall ske, vem som ska bidra med vad, hur sekretessen ska skötas så att människor inte ska bli utlämnade, vilka metoder som ska användas etc.

Nästa fas är som regel datainsamling. Som namnet antyder är det den fas då alla data samlas in och »läggs på bordet«. Data kan man skaffa genom samtal och dialoger, genom intervjuer, genom enkäter, deltagande observation, arbetsplatsträffar och på ett flertal andra sätt.

När data är insamlade och lagda på bordet är det dags för så många som möjligt - helst alla - som bidragit med information att granska helheten och delarna. Detta brukar man kalla för feedback eller återföring.

Nu är det dags för själva diagnosen, det vill säga att alla som bidragit med data och tagit del av återföringen också tar ansvar för att tolka informationen och dra slutsatser av den. Detta kräver mycket av samarbetet men ger också resultat i motsvarande grad. Eftersom organisationer oftast är komplexa så kräver det diagnostiska arbetet helt enkelt att alla anstränger sig lite extra i att dela med sig av sina erfarenheter, sin kunskap och sin förståelse men också i att lyssna på andra och andras erfarenheter.

På så sätt kan ny gemensam kunskap växa fram. Liksom nya mönster av öppenhet, förtroende och samarbetsklimat.

I samband med diagnosen fattar ledning och personal ett antal beslut om hur man utifrån sin helt eller delvis nya förståelse av nuläget och sina bilder av en önskad framtid skall kunna åstadkomma nödvändiga steg på vägen.

Utvärdering är ett centralt begrepp i diagnostiskt arbete. På samma sätt som diagnosen i sig själv utgör en utvärdering av hur organisationen fungerar, är det viktigt att kontinuerligt utvärdera själva diagnosarbetet. Annars riskerar man att fastna i gamla mönster eller att problembilden i sig själv försvårar eller omöjliggör förbättring och förändring.

Upp

Vilka förkunskaper behövs på en vanlig arbetsplats ?

Egentligen inga utöver den rika livserfarenhet och erfarenhet av den aktuella organisationen som var och en besitter.

För att kunna hantera den mängd information som brukar komma fram under en organisationsdiagnos så kan det vara bra att använda olika sätt att strukturera och så småningom också tolka det som komer fram. Det kan vara lämpligt att använda en eller annan modell som kan bidra till att öka insikten på individ, grupp och organisationsnivå.

Och det är definitivt tillrådligt att diskutera och ställa data och tolkningar i relation till värderingar av olika slag. Allt i avsikt att öka öppenheten och insikten om varför man drar de slutsatser och fattar de beslut man gör.

Ju fler som medverkar i det diagnostiska arbetet, desto fler medvetna val kan åstadkommas och därmed ökar möjligheten att ta steg mot en önskad och ägd framtid.

Upp

Vad tjänar man på att diagnosticera?

Man tjänar förstås mycket på att arbeta i linje med vad som beskrivits här. Man tjänar resurser.

Människor kommer att sparas i form av mindre plågsamma arbetssituationer, mer inspiration och tillfredsställelse i jobbet och i förhållande till dem man är till för - patienter, kunder och andra aktörer - eftersom det diagnostiska arbetet genererar mer öppenhet, mer lyssnande och mer samtal om för verksamheten viktiga frågor, mer vardagsproblemlösning och överhuvudtaget ett bättre utnyttjande av knappa resurser.

Man tjänar också ledningsresurser. Och man får ett ledningsutvecklingsprogram »på köpet«. Ett diagnostiskt arbete som aktiverar all personal ställer ömsesidigt anspråk på - och förutsätter - chefers och ledningsfunktioners aktiva engagemang. Detta utgör själva fundamentet för utveckling.

© Bengt Lindström, A&L Partners AB.

Upp

Förändringens fyra rum förändrar
Varför använder Volvohandlarna Fyrarummaren?
Läs mer

Frukostmöten om Fyrarummaren
Ett enkelt sätt att förstå Förändringens fyra rum.
Läs mer

Lär känna Fyrarummaren
En dag med djupdykning i Förändringens fyra rum.
Läs mer

Bli certifierad användare
För att använda Fyrarummaren fullt ut behöver du certifiera dig.
Läs mer